会议策划 会议酒店 会议旅游 会议指南 会议合同
会议服务 会议场所 会议用车 质量监督 经典案例
会议策划                                The meeting plans
会议预算 会议邀请 会议餐饮
新闻发布会 酒店安排 交际酒会
秘书服务 会议翻译 健康保障
会议预算

会议及展览的预算不是一个概念。通常而言,会议预算包括以下几个方面:

1、交通费用

交通费用可以细分为:
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为:
(1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)、酒水及服务费
通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
(4)、会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会
事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备

除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
●设备本身的租赁费用,通常按天计算
●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理
c、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
d、其他——点心、水果及调制色酒

6、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
那么,展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?
展览预算与会议预算有相同的地方,也有不同的地方——
相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。
不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。

 

 

 
专业的张家界、凤凰网上旅行社
张家界旅游咨询平台
商务会议咨询专线:0744-2200220 2200001
值班经理直线手机:吴伟华 13974488720
QQ咨询:302957790  zjjvip2002@163.com
国旅传真:0744-8287233
独立成团免费咨询专线:400-8830-111
散客拼团免费咨询专线:400-705-1899
自助游线免费咨询专线:400-705-1889
自驾车游专线:0744-8287800
酒店预定专线:0744-8281910

会议推荐酒店

  • 张家界鸽子花国际酒店
  • 高档酒店 520
  • 张家界祥龙国际酒店
  • 四星 420
  • 张家界通达国际酒店
  • 四星 420
  • 张家界莱顿大酒店
  • 高档酒店 280
  • 张家界晶悦大酒店
  • 高档酒店 260
  • 张家界闽南大酒店
  • 高档酒店 280
  • 张家界武龙大酒店
  • 高档酒店 240
  • 张家界天鸿大酒店
  • 三星 200
  • 张家界南航富利来酒店
  • 三星 220
  • 张家界维康酒店
  • 中档酒店 140

    张家界旅游专线

    A: 张家界、天子山、宝峰湖/黄龙洞经典三日游
    B: 张家界、天子山、天门山、天门洞三日游
    C: 张家界、宝峰湖、天门山、天门洞三日游
    D: 张家界、天子山、猛洞河漂流、芙蓉镇四日游
    E: 张家界、凤凰古城、苗寨、沱江泛舟四日游
    F: 张家界、凤凰古城、猛洞河漂流、芙蓉镇五日
    G: 张家界、凤凰古城、沱江泛舟三日游
    H: 张家界一地四晚五日休闲度假全景游

    旅游疑问解答

    1、散客来张家界旅游怎样避免上当?
    2、散客有什么样的方式进行张家界旅游?
    3、散客在景区用餐怎样解决?费用大概要多少?
    4、散客怎样选择放心的张家界旅行社安排旅行?
    5、通过旅行社安排旅游行程有哪些好处?
    6、张家界的常规精华景区有哪些?
    7、张家界的周边有哪些经典景点?
    8、张家界旅游时有哪些娱乐活动?

    关于我们 | 发展历程 | 联系我们 | 团队建设 | 免责声明 | 商务合作 | 支付方式
    张家界中国国际旅行社有限公司(国旅集团) 经营许可证:L-HUN-08011 办公地点:张家界市紫舞路631号国旅大厦四楼办公区
    全国免费电话:400-8830-111  业务直线:0744—8281010  商务合作:0744-2200001  传真:0744-8287233  Email:zjjvip2002@163.com
    张家界VIP旅游网(ZJJVIP.COM) 张家界中国国际旅行社总社官网 制作维护 © 版权所有
    Copyright © 2004-2012 All rights reserved zjjvip.com
    湘ICP备05003189号 张家界中国国际旅行社